Auto entrepreneur : comment établir une facture?

 

En échange de ses services, l’auto entreprise est amenée à réclamer des horaires à sa clientèle. Ainsi, cette demande de paiement se fait à travers une facture. Document intervenant sur les plans légal, fiscal, commercial et comptable, elle comprend généralement certaines mentions obligatoires. De quelles mentions s’agit-il ? Si vous vous faites contrôler, que risquez-vous ? Il est temps de prévenir les amendes grâce à une étude complète de la forme normale d’une facture.

Facture : de quoi s’agit-il concrètement ?

C’est un document permettant de prouver qu’une vente de biens ou de services a eu lieu. Sa validité nécessite les mentions obligatoires. En outre, le document doit exister en plusieurs exemplaires. En général, la facture est inscrite sur papier. Mais dans certains cas, la facture peut être fournie sous forme électronique. La facture a des effets dans différents domaines.

Juridique : la facture atteste de l’existence du bien délivré ou du service rendu et vous donne le droit de réclamer votre salaire en outre.

Commerciale : tous les détails de la transaction sont précisés

Comptable : elle est liée à la comptabilité

Fiscale : son utilisation rend plus simple l’application des taxes et facilite la détermination de la valeur de l’impôt.

Quelles sont les mentions obligatoires sur une facture ?

L’apparence d’une facture importe peu du moment où le terme facture apparaît sur le document.

Les mentions générales

Ce sont des informations devant être mentionnées sur vos factures. La personne à qui elles sont adressées importe peu.

1) Le nom ou le pseudonyme commercial ainsi que vos coordonnées

2) Le numéro SIREN (système d'identification du répertoire des entreprises) ainsi que les informations suivantes en fonction de votre activité :

• « Immatriculé au répertoire des métiers (RM) de la ville de XXX » suivi du numéro d’immatriculation
• Ou « Immatriculé au registre du commerce et des sociétés (RCS) de la ville de XXX » suivi du numéro d’immatriculation
• Ou « Dispensé d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés (RCS) et au répertoire des métiers (RM) »

Il peut arriver que l’auto entreprise obtienne un contrat avant d’avoir pu acquérir son numéro SIREN. Dans ce cas, elle doit préciser sur la facture que son n° SIREN est «en cours d’attribution».

Il faut noter que les entreprises à emplacement unique ne sont pas contraintes de faire mention du SIRET ou du SIREN sur leurs factures.

3) La date où la facture a été produite

4) Le numéro de la facture

Une entreprise doit produire des factures avec des numéros qui se suivent. En outre, il est interdit d’utiliser le même numéro pour plusieurs factures.

Il est permis de créer un système de numérotation propre, même si la façon de procéder la moins complexe est généralement la plus pratique à mettre en place.

La méthode la plus célèbre de numérotation suit l’ordre chronologique. Juste avant, l’année d’émission est notifiée. Les entreprises habituées à émettre un certain nombre de factures peuvent également ajouter le mois.

Une facture peut se constituer de plusieurs pages dans ce cas, elles doivent être numérotées selon le système n/N. « n » indiquera l’ordre de numérotation des pages et « N » précisera le nombre total de pages. Vous devez faire mention du numéro de facture sur l’ensemble des pages.

La méthode pour laquelle vous optez importe peu. L’essentiel, c’est le respect du caractère unique des numéros de factures et de la nécessité de continuité de ces numéros.

5) L’identité du client

Le nom ou la dénomination sociale et les coordonnées (vous devez préciser l’emplacement du siège social du particulier ou de son domicile sauf en cas de désaccord).

6) Le numéro intracommunautaire

Pour les factures adressées à votre clientèle étrangère, il est nécessaire de notifier leur numéro intracommunautaire. Au cas où ce client se doit de payer la TVA de son pays, vous devez également disposer d’un numéro intracommunautaire pour être rémunéré.

Le service des impôts des entreprises est chargé des numéros intracommunautaires. Pour en obtenir un, il suffit d’en faire la demande au SIE chargé de vous.

7) Les biens ou services fournis doivent être précisés

Une ligne par opération.

Vous devez également fournir des informations sur la nature du produit, la quantité vendue, sa référence, le prix classique à l’unité et tout aspect susceptible d’avoir un impact sur le prix. Concernant les services, contentez-vous de notifier les matériaux et la main d’œuvre utilisés.

Pour faciliter la lisibilité de la facture, chaque bien ou prestation doit être précisé sur une ligne accompagné du prix total.

Si une réduction s’applique sur un produit, l’information doit être présente sur la facture.

8) La date de livraison

C’est la date où le bien est délivré ou le service est rendu. Elle doit être notifiée si elle diffère de la date d’émission de la facture.

9) Le montant à payer

Il doit être notifié à la fois en chiffres et en lettres. Si vous êtes redevable à la TVA, vous devrez également préciser le taux de TVA appliqué, le montant hors taxe et le montant toutes taxes comprises.

10) Les remises forfaitaires ou les réductions de prix

Les réductions s’appliquant sur l’ensemble de la prestation et les remises forfaitaires affectent le montant total hors taxes. Ce type de rabais doit donc être précisé à ce niveau.

Il faut signaler qu’en octobre 2019, deux nouveaux points ont été ajoutés à la liste des mentions devant obligatoirement paraître sur les factures :

• Le numéro du bon de commande s’il y en a.
• L’adresse du domicile des deux parties. Ce point est valable uniquement si le vendeur et l’acheteur ont une adresse de facturation différente de leur domicile.

Les mentions supplémentaires pour les clients professionnels

1) La date limite de paiement

Cette mention est facultative. Même sans précisions, le client est tenu de vous payer dans les 30 jours qui suivront l’acquisition du bien ou l’accomplissement du service. S’il se trouve à l’étranger, le délai est tout simplement doublé.

2) Le taux de pénalité de retard et les conditions d’escompte commercial

Sauf modifications, c’est le taux de pénalité légal qui est valable.

Vous avez la possibilité de proposer un escompte (une réduction du coût total en cas de paiement anticipé). Si vous ne souhaitez mettre ce système en place, vous devez simplement préciser qu’il n’y a « Pas d’escompte pour paiement anticipé ».

3) L’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement

Cette mesure ne s’applique qu’à la clientèle professionnelle. Le 1 er janvier 2013, il a été décidé que le paiement d’une facture après la date limite fixée était passible de frais de recouvrement. Ainsi, l’entreprise concernée devra verser une indemnité dont le montant devra être précisé sur la facture. L’indemnité forfaitaire légale en cas de retard de paiement est de 40,00€.

Cette indemnité n’est pas incluse dans les frais de retard. Elle est fortement liée à l’exercice fiscal de son paiement. Si la facture ne fait pas mention de ce point, l’entreprise devra verser une amende de 15 000€ !

Les mentions particulières

1) Lorsque vous êtes membre d’une association agréée ou d’un centre de gestion, la facture doit le préciser avec cette phrase : « Membre d'une association agréée, le règlement des honoraires par chèque et carte bancaire est accepté ».

2) Lorsque vous bénéficiez d’une franchise en base de TVA, vous avez l’obligation de le préciser sur la facture : « TVA non applicable, article 293B du code général des impôts ».

3) En tant qu’autoentrepreneur, si vous avez souscrit à une assurance professionnelle obligatoire (RC Pro ou garantie obligatoire). Si c’est votre cas, vous devez préciser à quelle assurance vous avez souscrit pour votre activité, de la localisation de votre assureur et de l’espace géographique sur lequel le contrat ou la garantie est valable.

Une auto entreprise se doit de respecter ces obligations. Les contrevenants s’exposent à une amende de 15€ par mention manquante ou erronée, amende appliquée à chaque facture concernée (cette amende ne peut dépasser les ¼ du montant total facturé). Sans compter la sanction pénale qui peut atteindre les 75 000€.

Facture papier ou facture électronique, vous avez le choix

Rien n’interdit de rédiger sa facture à la main. L’essentiel, c’est que toutes les mentions légales soient présentes sur le document.

Une facture est dite électronique lorsque ses déplacements se font par voie électronique (par email ou via internet par exemple).

Le fait de numériser une facture papier ne permet donc pas de la considérer comme numérique.

L’authenticité du document est prouvée du moment où vous en êtes l’émetteur. C’est pourquoi un système sécurisé est nécessaire. La compatibilité de vos appareils et de ceux du client est importante. C’est la seule façon de s’assurer que le client a reçu le fichier et qu’il est en mesure d’en lire le contenu.

Les mentions ne diffèrent pas sur une facture électronique. Néanmoins, une condition est liée à son utilisation. Votre client doit clairement exprimer son accord avec cette méthode. C’est la seule façon d’en assurer la validité.

La conservation des factures

Quelle est la durée de conservation légale ?

Les factures papier doivent être conservées pendant les 10 ans qui suivent le contrat.

Pour l’archivage numérique, les versions papier sont scannées et conservées pendant 6 ans.

L’administration fiscale demande à ce que l’emplacement du double numérique soit connu de tous et présent en France. De cette façon, il sera plus simple d’y avoir recours en cas de besoin.

Qu’en est-il des factures électroniques ?

Les personnes préférant les factures électroniques ont deux options :

• La première est d’imprimer la facture. De cette façon, la version papier sera conservée pendant 10 ans.
• La seconde est de la conserver sous forme électronique.

La deuxième solution est clairement la plus pratique. Grâce à elle, la facture sera plus simple à conserver et à déplacer. Nous vous conseillons néanmoins de prendre des mesures de sécurité. Ainsi, il n’y aura aucun problème avec votre clientèle en cas de vérification soudaine.

4 questions fréquentes sur la facturation en auto entreprise

Est-ce une obligation de faire un devis ?

Un devis précise le coût de la prestation réalisée en raison de l’absence de prix standard ou du caractère particulier de l’action. Les détails de l’intervention (la date et la durée globale) sont précisés. Les activités avec des grilles tarifaires et des standards de paiement prédéfinis n’ont donc pas besoin d’effectuer de devis.

Il s’agit d’une offre de contrat. Le devis a valeur de contrat à l’instant même où votre client le signe. C’est pourquoi vous devez prendre en compte tous les possibles imprévus pendant sa rédaction. C’est d’autant plus valable concernant les dates de livraison. Les devis se font gratuitement en général. Cependant, si vous souhaitez réaliser le vôtre contre rémunération, prenez la peine d’informer votre client sur le tarif. Si une prestation non prévue par le devis s’avérait nécessaire, il faudra établir un avenant au devis puis le faire signer par le client.

Que faire en cas d’erreur sur ma facture ?

Personne n’est à l’abri d’une mauvaise manipulation. Si vous omettez un détail ou commettez une bévue pendant la rédaction de votre facture, vous pouvez la corriger ou la reprendre. Néanmoins, évitez d’en enlever les traces dans votre comptabilité. En cas de contrôle fiscal, vous pourriez être accusé de fraude.

Dans une telle situation, vous devez :

• Soit recommencer la facture en précisant l’existence de l’original défectueux.
• Soit faire une facture d’avoir. Elle affichera le même montant que la facture erronée avec en tête l’indication « facture d’avoir ». Cette méthode pourrait cependant mettre à mal votre comptabilité.

L’ordre de numérotation doit bien sûr être conservé.

Faut-il signer et indiquer un mode de paiement ?

Rien ne vous oblige à préciser le mode de paiement sur la facture, mais cette action est néanmoins conseillée.

En plus, contrairement à l’obligation de signature sur les devis, vous n’êtes en rien contraints à signer une facture.

Est-ce possible de facturer en devise étrangère ?

Certains de vos clients étrangers vivront peut-être dans un pays dont l’euro n’est pas la monnaie. Dans ce cas, la facturation peut s’effectuer dans la devise de ce pays tant qu’il est internationalement reconnu et donc convertible.

Vous devez préciser la valeur des dépenses en euro sur la facture. Elle doit obligatoirement comprendre le numéro intracommunautaire de votre client et le vôtre si le client est assujetti à la TVA de son pays.

La somme perçue devra apparaître en euro dans votre comptabilité. Pour la conversion, vous devrez vous servir du taux de change douanier, c’est-à-dire celui de l’avant-dernier mercredi du mois. Libre à vous de rédiger la facture en langue étrangère. Cependant, si elle en ressent le besoin, l’administration peut réclamer une traduction officielle de ladite facture.